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HR怎么完美筹备会议前的工作
会议的预备作业表面上看显得纷繁复杂，但实际上还是有章可循的。笔者结合多年的实习，谈些浅显的做法和领会，与同行们进行沟通。对于会议的预备，详细讲要做好以下十项作业。卓众猎头是猎头公司中的佼佼者，具有100多万的高级人才库，是猎头中的专业猎头，您企业人才解决方案的理想伙伴！
一、断定会议称号
会议称号也即是会议的题目，如“全国清洁作业会议” “全国新型农村合作医疗试点作业会议”等。标准的会议称号通常由三部分组成：一是会议规模，二是会议内容，三是会议性质。其间会议性质包含“现场会”“发动会”“作业会”“座谈会”“研讨会”等。
二、初定会议过程
会议过程包含会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后次序，是会议程序的根底。程序是对会议各项活动，如各种典礼、领导说话、会议说话、观赏活动等，依照先后次序做出组织。日程是对会议的活动逐日作出的组织，是程序的详细化。会议的过程是会议有条有理进行的保证，一旦经过领导批准，切不行随意变化。
三、草拟会议告诉
会议告诉通常包含会议的称号、开会的目的和主要内容、会期、会议地址和食宿地址、与会人员、报到的日期和地址、需求带着的资料和数量及资料的打印标准、自己付出的费用、主办单位、联络人和联络电话等要素。会议告诉最佳由与会议主题有关的人员起草，这样更有利于告诉的顺畅起草。报请上级单位批准的会议，报送请示时，要附上会议告诉的代拟稿。
四、会议经费核算
会议经费核算开支的项目通常包含与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制造费、会务组和作业人员的房费、胶卷采购和冲刷费用等。假如需求约请专家学者讲课、作陈述，还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等核算在内。
五、处理睬议报批
主要的会议有必要报请领导批阅。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时刻及会期、地址、参加会议的人数和人员等级、会议的经费核算和预备状况等。
六、下发会议告诉
会议告诉必须经过处室领导审阅，主管领导签发。下发会议告诉要专人担任，防止遗失、错发和重发。下发会议告诉应留意两点：一是会议告诉下发要及时。下发过早，参会人员简单忘记；下发太迟，与会人员收不到会议告诉，即使收到告诉，难于组织手头的作业，也会下降会议的出席率。二是会议告诉宣布后要抓反应。触及多个部分、内容主要的会议要随会议告诉附会议回执，内容包含参加会议人员的名字、性别、民族、职务（职称）、联络电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等。会前1～2天还要再次联络，以保证与会人员能够准时参会。卓众猎头是猎头公司中的佼佼者，具有100多万的高级人才库，是猎头中的专业猎头，您企业人才解决方案的理想伙伴！
七、预备会议资料
会议资料主要有三种：一是会议文件，包含下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件；二是说话资料，包含领导说话资料、书面沟通资料和会议说话资料；三是会议掌管词。在这里笔者关键谈谈如何预备会议掌管词，它又名程序稿，经过掌管人在会议期间的说话来表现会议的程序。掌管词的起草要留意三点：一是要力求文字口语化。因为掌管词仅供掌管人运用，别的与会人员没有掌管词的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌呈现晦涩难明的古诗词，或过火华丽的辞章。二是要留意会议程序的衔接。说话要承上启下，短小精悍地总结前面说话人的说话关键，顺理成章地引出下一个说话人。言语要力求简练，防止重复和烦琐，切忌话中套话，使人听不出条理。三是掌管词的内容要提纲挈领，不要有论说性的言语，篇幅不宜太长，避免冲谈会议的主题。
八、挑选安置会场
开会要借助于必定的场所。会场条件的好坏、舒服程度的凹凸，对与会人员的心理睬起到不行忽略的作用，直接影响到会议的作用。因而，要注重会场的挑选和安置。
会场的巨细要依据参会人数的多少来定，还要依据会议的需求思考会场的设备，如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。会场的安置是办会作业的一项主要内容，主要有：一是会标的安置。会标应与会议的称号共同，字数要少而精，如“全国清洁作业会议”。二是坐位卡的摆放。主席台上摆放坐位卡的原则是“左为尊，右为次”。主席台上就座的人数最佳为奇数，最主要的领导居中，别的坐位卡依照先左后右的次序别离顺次摆放。三是主席台的摆放。通常有两种方式：其一，主席台高于台下的坐位。适用于人数多、对比主要的会议，如陈述会、作业会等，会场显得对比严厉、严厉、规范；其二，主席台与别的坐位处于同一平面。适用于人数较少的会议，如座谈会、研讨会等，会场显得较和顺，与会人员之间的关系显得对等。四是坐位的组织。组织坐位通常依据会议的性质，假如是座谈会，坐位摆成回字形，回字的两头和底边能够多摆放坐位；假如是向查看组、查看团报告状况的报告会，坐位摆成回字形，可是回字的顶部和两头各摆一排坐位，底边可多摆放几排坐位。此外还能够依据会议的氛围和会场的自身条件组织坐位。
九、清晰人员分工
会议的会务人员可分三个小组，一是秘书组，担任会议文件、领导说话稿等资料的起草、收拾睬议记录、编发会议简报和会议资料的归档等作业；二是资料组，担任会议资料袋的采购、资料的装袋和分发，以及会议的报到等作业；三是接待组，担任与会人员的食宿组织、会场安置以及作业人员的组织，如礼仪人员、服务人员和拍摄人员等，此外还要做好会议经费的预决算作业。
十、会前全部查看
会前的全部查看是进一步执行会议预备作业的主要环节。会前查看通常分为三个过程，一是听取会议一切预备人员的口头报告；二是到现场实地查看，包含会议资料的预备状况和会场的安置作业；三是针对也许呈现遗失的疑问，进一步采纳补救措施。会前查看通常要约请有关的领导亲临现场给予辅导。卓众猎头是猎头公司中的佼佼者，具有100多万的高级人才库，是猎头中的专业猎头，您企业人才解决方案的理想伙伴！
返回 2015-10-07
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